Política de Privacidade e Tratamento de Dados Pessoais

1. Identificação do controlador

Em cumprimento da Lei Estatutária 1581 de 2012, do Decreto Único Regulamentar 1074 de 2015 e demais normas concordantes, bem como do Regulamento (UE) 2016/679 —Regulamento Geral de Proteção de Dados (doravante, «RGPD»)— para os titulares residentes no Espaço Econômico Europeu, informa-se que o controlador dos dados pessoais coletados por meio deste site é:

Qualquer solicitação, consulta ou reclamação relacionada ao tratamento de dados pessoais pode ser dirigida ao e-mail indicado, com o assunto «Proteção de Dados Pessoais».

2. Definições

Para efeitos desta política, adotam-se as definições do artigo 3 da Lei 1581 de 2012 e do artigo 4 do RGPD:

• Autorização: consentimento prévio, expresso e informado do titular para a realização do tratamento de seus dados pessoais.
• Banco de dados: conjunto organizado de dados pessoais objeto de tratamento.
• Dado pessoal: qualquer informação vinculada ou que possa ser associada a uma ou várias pessoas naturais determinadas ou determináveis.
• Dado sensível: aquele que afeta a intimidade do titular ou cujo uso indevido pode gerar discriminação, como a origem racial ou étnica, a orientação política, as convicções religiosas ou filosóficas, a filiação a sindicatos ou organizações sociais, os dados relativos à saúde, à vida sexual e os dados biométricos.
• Operador do tratamento: pessoa natural ou jurídica que realiza o tratamento de dados pessoais por conta do controlador.
• Controlador do tratamento: pessoa natural ou jurídica que decide sobre o banco de dados e/ou o tratamento dos dados.
• Titular: pessoa natural cujos dados pessoais são objeto de tratamento.
• Tratamento: qualquer operação sobre dados pessoais, tais como a coleta, o armazenamento, o uso, a circulação ou a eliminação.
• Transmissão: tratamento que implica a comunicação de dados dentro ou fora do território nacional quando tiver por objeto a realização de um tratamento pelo operador por conta do controlador.
• Transferência: envio de dados a um destinatário que, por sua vez, é controlador do tratamento e se encontra dentro ou fora do país.
• Aviso de privacidade: comunicação verbal ou escrita dirigida ao titular para informá-lo sobre a existência desta política, a forma de acessá-la e as finalidades do tratamento.

3. Âmbito de aplicação e aceitação

Esta política aplica-se a todos os dados pessoais registrados nos bancos de dados da ProBrokerSystems coletados por meio deste site e de suas versões em outros idiomas, dos formulários de contato, do e-mail, dos canais de mensagens e das redes sociais associadas à marca.

O uso deste site e o envio voluntário de dados por meio de seus formulários implicam o conhecimento e a aceitação desta política. Caso não concorde com ela, solicitamos que se abstenha de fornecer dados pessoais por estes canais.

Esta política não se aplica aos dados pessoais que nossos clientes tratem em suas próprias plataformas usando o software ou os serviços que lhes prestamos. Nesses casos, o cliente atua como controlador do tratamento e a ProBrokerSystems atua como operadora, nos termos do contrato e do acordo de tratamento de dados firmado entre as partes.

4. Dados pessoais que tratamos

Dependendo do canal utilizado e da relação que você tenha conosco, podemos tratar as seguintes categorias de dados:

• Dados de identificação e contato: nome e sobrenome, e-mail, telefone, país ou cidade de residência, empresa que representa e cargo.
• Dados comerciais e profissionais: tipo de negócio, serviços de interesse, descrição do projeto ou da necessidade, orçamento estimado e qualquer outra informação que você decida incluir em suas mensagens.
• Dados técnicos e de navegação: endereço IP, tipo e versão do navegador, sistema operacional, idioma, dispositivo, páginas visitadas, data e hora de acesso e página de referência. Estes dados são gerados automaticamente pela infraestrutura que suporta o site.
• Identificadores armazenados no seu navegador: preferências salvas por meio de armazenamento local, conforme detalhado na Política de Cookies.
• Dados de comunicações: conteúdo dos e-mails e mensagens trocados conosco, bem como os registros de reuniões ou chamadas comerciais.
• Dados de candidatos: se você nos enviar seu currículo, trataremos as informações profissionais e acadêmicas nele contidas.

Por meio deste site não solicitamos nem coletamos dados de cartões de crédito, senhas, credenciais de acesso a plataformas de terceiros nem informações financeiras de seus clientes finais.

5. Finalidades do tratamento

Os dados pessoais coletados serão tratados para as seguintes finalidades:

• Atender e responder a solicitações de informação, cotações, demonstrações e consultas comerciais.
• Avaliar a viabilidade dos projetos consultados e elaborar propostas comerciais.
• Conduzir as etapas pré-contratual, contratual e pós-contratual dos serviços e produtos oferecidos pela ProBrokerSystems.
• Enviar informação comercial, boletins, novidades de produto e convites para eventos ou webinars, quando o titular tiver autorizado ou quando existir uma relação comercial vigente.
• Realizar pesquisas de satisfação e atividades de acompanhamento da relação comercial.
• Operar, manter, medir e melhorar o funcionamento, a usabilidade e a segurança deste site.
• Prevenir, detectar e investigar fraudes, abusos ou incidentes de segurança.
• Cumprir obrigações legais, contábeis, tributárias e regulatórias aplicáveis, bem como atender requerimentos de autoridades administrativas ou judiciais competentes.
• Conduzir processos de seleção de pessoal, quando o titular tiver enviado seu currículo.

A ProBrokerSystems não adota decisões automatizadas que produzam efeitos jurídicos sobre os titulares nem realiza definição de perfis com esse alcance. Também não vende, aluga nem comercializa dados pessoais com terceiros.

6. Autorização e bases legais do tratamento

Regime colombiano. Nos termos do artigo 9 da Lei 1581 de 2012, o tratamento requer a autorização prévia, expressa e informada do titular. Essa autorização é obtida, entre outros meios, mediante o preenchimento e envio voluntário dos formulários do site, a aceitação expressa desta política na caixa disponibilizada para tal fim, ou qualquer conduta inequívoca que permita concluir de forma razoável que o titular concedeu sua autorização. A ProBrokerSystems conservará prova da autorização concedida pelos meios técnicos e documentais disponíveis.

Regime europeu. Para os titulares residentes no Espaço Econômico Europeu, o tratamento fundamenta-se nas seguintes bases jurídicas do artigo 6 do RGPD:

• Consentimento (art. 6.1.a) para o envio de comunicações comerciais e para o uso de tecnologias não estritamente necessárias.
• Execução de um contrato ou diligências pré-contratuais (art. 6.1.b) para atender solicitações, elaborar propostas e prestar os serviços contratados.
• Cumprimento de uma obrigação legal (art. 6.1.c) em matéria contábil, tributária e de conservação documental.
• Interesse legítimo (art. 6.1.f) para garantir a segurança do site, prevenir fraudes e enviar comunicações sobre produtos análogos a clientes existentes, mediante ponderação de direitos.

O titular pode revogar sua autorização ou retirar seu consentimento a qualquer momento, sem que isso afete a licitude do tratamento realizado anteriormente, salvo se existir um dever legal ou contratual que imponha a permanência no banco de dados.

7. Dados sensíveis e dados de crianças e adolescentes

A ProBrokerSystems não coleta dados sensíveis por meio deste site. Caso, excepcionalmente, seja necessário tratar dados dessa natureza, o titular será expressamente informado de que não está obrigado a autorizar seu tratamento e de quais dos dados solicitados são facultativos, nos termos do artigo 6 da Lei 1581 de 2012.

Este site não é dirigido a menores de idade e não solicitamos deliberadamente seus dados pessoais. O tratamento de dados de crianças e adolescentes, quando ocorrer, será realizado respeitando seu interesse superior e seus direitos fundamentais, mediante autorização prévia de seu representante legal. Se identificarmos que recebemos dados de um menor sem tal autorização, procederemos à sua eliminação.

8. Direitos dos titulares

De acordo com o artigo 8 da Lei 1581 de 2012, o titular dos dados pessoais tem direito a:

• Conhecer, atualizar e retificar seus dados pessoais perante a ProBrokerSystems, na qualidade de controladora do tratamento. Este direito pode ser exercido, entre outros, em relação a dados parciais, inexatos, incompletos, fracionados, que induzam a erro ou cujo tratamento esteja expressamente proibido ou não tenha sido autorizado.
• Solicitar prova da autorização concedida, salvo nos casos em que a lei dispensa esse requisito.
• Ser informado, mediante solicitação, sobre o uso dado a seus dados pessoais.
• Apresentar à Superintendência de Indústria e Comércio da Colômbia queixas por infrações à Lei 1581 de 2012 e às demais normas que a modifiquem, adicionem ou complementem.
• Revogar a autorização e/ou solicitar a eliminação do dado quando no tratamento não se respeitem os princípios, direitos e garantias constitucionais e legais, conforme determinado pela autoridade competente.
• Acessar gratuitamente seus dados pessoais que tenham sido objeto de tratamento.

Estes direitos poderão ser exercidos pelo titular, por seus sucessores, por seu representante ou procurador, e por estipulação em favor de outro ou para outro, comprovando devidamente essa condição.

9. Direitos adicionais sob o RGPD

Se você reside no Espaço Econômico Europeu ou no Reino Unido, além dos direitos anteriores assistem-lhe os seguintes:

• Acesso a seus dados pessoais e à informação sobre seu tratamento.
• Retificação de dados inexatos ou incompletos.
• Eliminação («direito ao esquecimento») quando os dados já não sejam necessários para as finalidades informadas.
• Limitação do tratamento nos casos previstos no artigo 18 do RGPD.
• Portabilidade dos dados que você nos tenha fornecido, em formato estruturado, de uso comum e leitura automática.
• Oposição ao tratamento baseado em interesse legítimo e, a qualquer momento e sem necessidade de justificação, ao tratamento com fins de marketing direto.
• Retirar o consentimento a qualquer momento, sem efeitos retroativos sobre o tratamento previamente realizado.
• Apresentar uma reclamação perante a autoridade de controle competente de seu país de residência.

10. Procedimento para consultas e reclamações

As consultas e reclamações devem ser enviadas ao e-mail sr@arcat.co com o assunto «Proteção de Dados Pessoais», e devem incluir no mínimo: nome completo do titular, tipo e número do documento de identidade, descrição clara dos fatos e da solicitação, endereço de notificação ou e-mail de resposta, e os documentos que se queira fazer valer. A ProBrokerSystems poderá solicitar informação adicional para verificar a identidade do solicitante.

Consultas. A consulta será atendida em prazo máximo de dez (10) dias úteis contados a partir da data de seu recebimento. Quando não for possível atendê-la dentro desse prazo, o interessado será informado antes do vencimento, com indicação dos motivos da demora e da data em que será atendida, a qual em nenhum caso poderá superar os cinco (5) dias úteis seguintes ao vencimento do primeiro prazo.

Reclamações. Se a reclamação estiver incompleta, o interessado será notificado dentro dos cinco (5) dias seguintes ao seu recebimento para que sane as falhas. Transcorridos dois (2) meses desde a data da notificação sem que o solicitante apresente a informação requerida, entender-se-á que desistiu da reclamação. Uma vez recebida a reclamação completa, incluir-se-á no banco de dados uma anotação com os dizeres «reclamação em trâmite» e o motivo da mesma, em prazo não superior a dois (2) dias úteis. O prazo máximo para atender a reclamação será de quinze (15) dias úteis contados a partir do dia seguinte à data de seu recebimento, prorrogável por mais oito (8) dias úteis, informando ao interessado os motivos da demora e a nova data de resposta.

Se a ProBrokerSystems não for competente para resolver a reclamação, dará encaminhamento a quem corresponda em prazo máximo de dois (2) dias úteis e informará a situação ao interessado.

Requisito de procedibilidade. Nos termos do artigo 16 da Lei 1581 de 2012, o titular somente poderá apresentar queixa perante a Superintendência de Indústria e Comércio depois de esgotado o trâmite de consulta ou reclamação perante a ProBrokerSystems.

Para titulares sujeitos ao RGPD, as solicitações serão atendidas no prazo de um (1) mês, prorrogável por dois meses adicionais em função da complexidade e do número de solicitações, informando a prorrogação dentro do primeiro mês.

11. Operadores, terceiros e transferências internacionais

Para operar o site e prestar nossos serviços, a ProBrokerSystems apoia-se em fornecedores que atuam como operadores do tratamento e que estão contratualmente obrigados a tratar os dados unicamente conforme nossas instruções e a aplicar medidas de segurança adequadas. Entre essas categorias de fornecedores estão:

• Processamento de formulários: FormSubmit (formsubmit.co), serviço que recebe e reencaminha às nossas caixas de entrada as mensagens enviadas pelos formulários do site.
• Tradução do site: GTranslate (cdn.gtranslate.net), widget que carrega recursos de servidores do fornecedor e que pode registrar dados técnicos da conexão.
• Infraestrutura, hospedagem e distribuição de conteúdos do site.
• Serviços de e-mail corporativo, mensagens e calendário.
• Ferramentas de gestão comercial (CRM) e de assinatura eletrônica de documentos.

Adicionalmente, os dados poderão ser comunicados a assessores jurídicos, contábeis e de auditoria sujeitos a dever de confidencialidade, e a autoridades administrativas ou judiciais quando existir uma obrigação legal de fazê-lo.

Transferências e transmissões internacionais. Alguns desses fornecedores encontram-se localizados fora da Colômbia, pelo que o tratamento pode implicar transferências ou transmissões internacionais de dados. Nos termos do artigo 26 da Lei 1581 de 2012, tais operações serão realizadas unicamente para países que a Superintendência de Indústria e Comércio tenha declarado como países com nível adequado de proteção, ou sob alguma das exceções legalmente previstas, incluída a autorização expressa e inequívoca do titular, que você concede ao aceitar esta política. Quando aplicável, serão firmados contratos de transmissão de dados pessoais com os operadores, nos termos do Decreto 1074 de 2015.

Para os titulares sujeitos ao RGPD, as transferências para fora do Espaço Econômico Europeu amparam-se em decisões de adequação da Comissão Europeia ou em cláusulas contratuais-tipo, conforme o Capítulo V do RGPD.

12. Prazo de conservação

Os dados pessoais serão conservados durante o tempo necessário para cumprir as finalidades informadas e, posteriormente, durante os prazos exigidos por lei. Em particular:

• Os dados de clientes vinculados a operações comerciais serão conservados durante a vigência da relação contratual e pelo prazo legal de conservação dos documentos do comerciante, que na Colômbia é de dez (10) anos contados desde o encerramento das operações, conforme o Código de Comércio.
• Os dados de contatos comerciais que não derivem em uma relação contratual serão conservados por um máximo de dois (2) anos desde a última interação, salvo revogação anterior da autorização.
• Os currículos de candidatos não selecionados serão conservados por um máximo de um (1) ano, salvo autorização expressa para prazo maior.
• As autorizações e as provas de sua concessão serão conservadas enquanto durar o tratamento e pelo prazo necessário para comprovar o cumprimento normativo.

Vencidos os prazos anteriores, os dados serão eliminados, anonimizados ou bloqueados de forma segura.

13. Medidas de segurança

A ProBrokerSystems adota medidas técnicas, humanas e administrativas razoáveis para dar segurança aos registros e evitar sua adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento, entre elas: criptografia das comunicações por protocolo HTTPS/TLS, controle de acesso baseado no princípio de menor privilégio, autenticação reforçada nos sistemas críticos, cópias de segurança periódicas, registro de acessos, acordos de confidencialidade com o pessoal e avaliação dos fornecedores que acessam dados pessoais.

Nenhum sistema é completamente infalível. Caso ocorra uma violação da segurança dos dados pessoais, a ProBrokerSystems informará a Superintendência de Indústria e Comércio conforme a alínea n) do artigo 17 da Lei 1581 de 2012 e, quando o incidente implicar risco para os direitos e liberdades dos titulares sujeitos ao RGPD, notificará a autoridade de controle competente dentro das 72 horas seguintes ao seu conhecimento e os titulares afetados sem demora indevida.

14. Cookies e tecnologias similares

Este site utiliza tecnologias de armazenamento no navegador para lembrar suas preferências de visualização e sua interação com o aviso de privacidade. O detalhe dessas tecnologias, sua finalidade, sua duração e a forma de desativá-las encontra-se em nossa Política de Cookies, que é parte integral desta política.

15. Links e serviços de terceiros

Este site contém links para sites e perfis de redes sociais operados por terceiros, incluindo LinkedIn, Instagram, Facebook, Telegram e sites de empresas relacionadas. A ProBrokerSystems não controla nem responde pelas práticas de privacidade desses terceiros. Recomendamos consultar as políticas de privacidade de cada site antes de fornecer dados pessoais.

16. Modificações a esta política

A ProBrokerSystems poderá modificar esta política a qualquer momento para adaptá-la a mudanças normativas, jurisprudenciais ou de seus processos internos. A versão vigente será sempre a publicada nesta página, com indicação de sua data de atualização. Conforme o Decreto 1074 de 2015, qualquer mudança substancial nas finalidades do tratamento será comunicada aos titulares antes de sua implementação, por meio dos canais de contato registrados ou mediante aviso em destaque neste site. Se a mudança exigir uma nova autorização, esta será solicitada oportunamente.

17. Vigência

Esta política vigora a partir de 3 de agosto de 2026 e permanecerá vigente enquanto não for modificada ou revogada. Os bancos de dados administrados pela ProBrokerSystems permanecerão vigentes durante o tempo que seja razoável e necessário para cumprir as finalidades descritas nesta política e os prazos de conservação aplicáveis.

18. Lei aplicável e contato

Esta política rege-se pela Lei Estatutária 1581 de 2012, pelo Decreto Único Regulamentar 1074 de 2015, pela Lei 1266 de 2008 no que for aplicável, e demais normas colombianas concordantes; e pelo Regulamento (UE) 2016/679 quanto aos titulares residentes no Espaço Econômico Europeu.

Para exercer seus direitos ou resolver qualquer dúvida sobre o tratamento de seus dados pessoais, escreva-nos para sr@arcat.co.