Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes, así como del Reglamento (UE) 2016/679 —Reglamento General de Protección de Datos (en adelante, «RGPD»)— para los titulares residentes en el Espacio Económico Europeo, se informa que el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio es:

Cualquier solicitud, consulta o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales puede dirigirse al correo electrónico indicado, con el asunto «Protección de Datos Personales».

2. Definiciones

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 4 del RGPD:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Transmisión: tratamiento que implica la comunicación de datos dentro o fuera del territorio nacional cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular para informarle sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

3. Alcance y aceptación

Esta política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de ProBrokerSystems que se recolecten a través de este sitio web y sus versiones en otros idiomas, de los formularios de contacto, del correo electrónico, de los canales de mensajería y de las redes sociales asociadas a la marca.

El uso de este sitio y el envío voluntario de datos a través de sus formularios implican el conocimiento y la aceptación de esta política. Si no está de acuerdo con ella, le solicitamos abstenerse de suministrar datos personales a través de estos canales.

Esta política no aplica a los datos personales que nuestros clientes traten en sus propias plataformas usando el software o los servicios que les prestamos. En esos casos el cliente actúa como responsable del tratamiento y ProBrokerSystems actúa como encargado, en los términos del contrato y del acuerdo de tratamiento de datos suscrito entre las partes.

4. Datos personales que tratamos

Dependiendo del canal utilizado y de la relación que usted tenga con nosotros, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación y contacto: nombre y apellidos, correo electrónico, número de teléfono, país o ciudad de residencia, empresa a la que representa y cargo.
• Datos comerciales y profesionales: tipo de negocio, servicios de interés, descripción del proyecto o de la necesidad, presupuesto estimado y cualquier otra información que usted decida incluir en sus mensajes.
• Datos técnicos y de navegación: dirección IP, tipo y versión de navegador, sistema operativo, idioma, dispositivo, páginas visitadas, fecha y hora de acceso y página de referencia. Estos datos se generan de forma automática por la infraestructura que soporta el sitio.
• Identificadores almacenados en su navegador: preferencias guardadas mediante almacenamiento local, según se detalla en la Política de Cookies.
• Datos de comunicaciones: contenido de los correos electrónicos y mensajes intercambiados con nosotros, así como los registros de reuniones o llamadas comerciales.
• Datos de candidatos: si usted nos envía su hoja de vida, trataremos la información profesional y académica que contenga.

A través de este sitio no solicitamos ni recolectamos datos de tarjetas de crédito, contraseñas, credenciales de acceso a plataformas de terceros ni información financiera de sus clientes finales.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados serán tratados para las siguientes finalidades:

• Atender y dar respuesta a solicitudes de información, cotizaciones, demostraciones y consultas comerciales.
• Evaluar la viabilidad de los proyectos consultados y elaborar propuestas comerciales.
• Adelantar las etapas precontractual, contractual y poscontractual de los servicios y productos ofrecidos por ProBrokerSystems.
• Enviar información comercial, boletines, novedades de producto e invitaciones a eventos o webinars, cuando el titular lo haya autorizado o cuando exista una relación comercial vigente.
• Realizar encuestas de satisfacción y actividades de seguimiento a la relación comercial.
• Operar, mantener, medir y mejorar el funcionamiento, la usabilidad y la seguridad de este sitio web.
• Prevenir, detectar e investigar fraudes, abusos o incidentes de seguridad.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias aplicables, así como atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales competentes.
• Adelantar procesos de selección de personal, cuando el titular haya remitido su hoja de vida.

ProBrokerSystems no adopta decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre los titulares ni realiza elaboración de perfiles con ese alcance. Tampoco vende, arrienda ni comercializa datos personales con terceros.

6. Autorización y bases legales del tratamiento

Régimen colombiano. De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Dicha autorización se obtiene, entre otros medios, mediante el diligenciamiento y envío voluntario de los formularios del sitio, la aceptación expresa de esta política en la casilla dispuesta para el efecto, o cualquier conducta inequívoca que permita concluir de forma razonable que el titular otorgó su autorización. ProBrokerSystems conservará prueba de la autorización otorgada por los medios técnicos y documentales disponibles.

Régimen europeo. Para los titulares residentes en el Espacio Económico Europeo, el tratamiento se fundamenta en las siguientes bases jurídicas del artículo 6 del RGPD:

• Consentimiento (art. 6.1.a) para el envío de comunicaciones comerciales y para el uso de tecnologías no estrictamente necesarias.
• Ejecución de un contrato o medidas precontractuales (art. 6.1.b) para atender solicitudes, elaborar propuestas y prestar los servicios contratados.
• Cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c) en materia contable, tributaria y de conservación documental.
• Interés legítimo (art. 6.1.f) para garantizar la seguridad del sitio, prevenir fraudes y remitir comunicaciones sobre productos análogos a clientes existentes, previa ponderación de derechos.

El titular puede revocar su autorización o retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento realizado con anterioridad, salvo que exista un deber legal o contractual que imponga permanecer en la base de datos.

7. Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes

ProBrokerSystems no recolecta datos sensibles a través de este sitio. En caso de que, de manera excepcional, se requiriera tratar datos de esta naturaleza, se informará expresamente al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y cuáles de los datos solicitados son facultativos, en los términos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

Este sitio no está dirigido a menores de edad y no solicitamos deliberadamente sus datos personales. El tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes, cuando llegara a ocurrir, se realizará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, previa autorización de su representante legal. Si identificamos que hemos recibido datos de un menor sin dicha autorización, procederemos a su supresión.

8. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ProBrokerSystems, en su calidad de responsable del tratamiento. Este derecho se puede ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley exceptúa dicho requisito.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y a las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, según lo determine la autoridad competente.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, por sus causahabientes, por su representante o apoderado, y por estipulación a favor de otro o para otro, acreditando debidamente dicha calidad.

9. Derechos adicionales bajo el RGPD

Si usted reside en el Espacio Económico Europeo o en el Reino Unido, además de los derechos anteriores le asisten los siguientes:

• Acceso a sus datos personales y a la información sobre su tratamiento.
• Rectificación de datos inexactos o incompletos.
• Supresión («derecho al olvido») cuando los datos ya no sean necesarios para las finalidades informadas.
• Limitación del tratamiento en los supuestos previstos en el artículo 18 del RGPD.
• Portabilidad de los datos que usted nos haya facilitado, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Oposición al tratamiento basado en interés legítimo y, en cualquier momento y sin necesidad de justificación, al tratamiento con fines de mercadeo directo.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin efectos retroactivos sobre el tratamiento previamente realizado.
• Presentar una reclamación ante la autoridad de control competente de su país de residencia.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas y reclamos deben remitirse al correo electrónico sr@arcat.co con el asunto «Protección de Datos Personales», e incluir como mínimo: nombre completo del titular, tipo y número de documento de identidad, descripción clara de los hechos y de la solicitud, dirección de notificación o correo electrónico de respuesta, y los documentos que se quieran hacer valer. ProBrokerSystems podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del solicitante.

Consultas. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, informando al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta.

Si ProBrokerSystems no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Requisito de procedibilidad. De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ProBrokerSystems.

Para titulares sujetos al RGPD, las solicitudes se atenderán en el plazo de un (1) mes, prorrogable por dos meses adicionales en función de la complejidad y del número de solicitudes, informando de la prórroga dentro del primer mes.

11. Encargados, terceros y transferencias internacionales

Para operar el sitio y prestar nuestros servicios, ProBrokerSystems se apoya en proveedores que actúan como encargados del tratamiento y que están obligados contractualmente a tratar los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones y a aplicar medidas de seguridad adecuadas. Entre estas categorías de proveedores se encuentran:

• Procesamiento de formularios: FormSubmit (formsubmit.co), servicio que recibe y reenvía a nuestros buzones los mensajes enviados desde los formularios del sitio.
• Traducción del sitio: GTranslate (cdn.gtranslate.net), widget que carga recursos desde servidores del proveedor y que puede registrar datos técnicos de la conexión.
• Infraestructura, alojamiento y distribución de contenidos del sitio web.
• Servicios de correo electrónico corporativo, mensajería y calendario.
• Herramientas de gestión comercial (CRM) y de firma electrónica de documentos.

Adicionalmente, los datos podrán ser comunicados a asesores legales, contables y de auditoría sujetos a deber de confidencialidad, y a autoridades administrativas o judiciales cuando exista una obligación legal de hacerlo.

Transferencias y transmisiones internacionales. Algunos de estos proveedores se encuentran ubicados fuera de Colombia, por lo que el tratamiento puede implicar transferencias o transmisiones internacionales de datos. De conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, dichas operaciones se realizarán únicamente hacia países que la Superintendencia de Industria y Comercio haya declarado como países con un nivel adecuado de protección, o bajo alguna de las excepciones legalmente previstas, incluida la autorización expresa e inequívoca del titular, que usted otorga al aceptar esta política. Cuando corresponda, se suscribirán contratos de transmisión de datos personales con los encargados, en los términos del Decreto 1074 de 2015.

Para los titulares sujetos al RGPD, las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo se amparan en decisiones de adecuación de la Comisión Europea o en cláusulas contractuales tipo, conforme al Capítulo V del RGPD.

12. Plazo de conservación

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la ley. En particular:

• Los datos de clientes vinculados a operaciones comerciales se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y por el término legal de conservación de los papeles del comerciante, que en Colombia es de diez (10) años contados desde el cierre de las operaciones, conforme al Código de Comercio.
• Los datos de contactos comerciales que no deriven en una relación contractual se conservarán por un máximo de dos (2) años desde la última interacción, salvo revocatoria anterior de la autorización.
• Las hojas de vida de candidatos no seleccionados se conservarán por un máximo de un (1) año, salvo autorización expresa para un plazo mayor.
• Las autorizaciones y las pruebas de su otorgamiento se conservarán mientras dure el tratamiento y por el término necesario para acreditar el cumplimiento normativo.

Vencidos los plazos anteriores, los datos serán suprimidos, anonimizados o bloqueados de forma segura.

13. Medidas de seguridad

ProBrokerSystems adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: cifrado de las comunicaciones mediante protocolo HTTPS/TLS, control de acceso basado en el principio de mínimo privilegio, autenticación reforzada en los sistemas críticos, copias de seguridad periódicas, registro de accesos, acuerdos de confidencialidad con el personal y evaluación de los proveedores que acceden a datos personales.

Ningún sistema es completamente infalible. En caso de presentarse una violación de la seguridad de los datos personales, ProBrokerSystems informará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el incidente entrañe un riesgo para los derechos y libertades de los titulares sujetos al RGPD, lo notificará a la autoridad de control competente dentro de las 72 horas siguientes a su conocimiento y a los titulares afectados sin dilación indebida.

14. Cookies y tecnologías similares

Este sitio utiliza tecnologías de almacenamiento en el navegador para recordar sus preferencias de visualización y su interacción con el aviso de privacidad. El detalle de estas tecnologías, su finalidad, su duración y la forma de desactivarlas se encuentra en nuestra Política de Cookies, que forma parte integral de esta política.

15. Enlaces y servicios de terceros

Este sitio contiene enlaces a sitios web y perfiles de redes sociales operados por terceros, incluidos LinkedIn, Instagram, Facebook, Telegram y sitios de compañías relacionadas. ProBrokerSystems no controla ni responde por las prácticas de privacidad de dichos terceros. Le recomendamos consultar las políticas de privacidad de cada sitio antes de suministrar datos personales.

16. Modificaciones a esta política

ProBrokerSystems podrá modificar esta política en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos, jurisprudenciales o de sus procesos internos. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con indicación de su fecha de actualización. Conforme al Decreto 1074 de 2015, cualquier cambio sustancial en las finalidades del tratamiento será comunicado a los titulares antes de su implementación, a través de los canales de contacto registrados o mediante un aviso destacado en este sitio. Si el cambio requiere una nueva autorización, esta será solicitada oportunamente.

17. Vigencia

Esta política rige a partir del 3 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras no sea modificada o derogada. Las bases de datos administradas por ProBrokerSystems permanecerán vigentes durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política y los plazos de conservación aplicables.

18. Ley aplicable y contacto

Esta política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008 en lo que resulte aplicable, y demás normas colombianas concordantes; y por el Reglamento (UE) 2016/679 respecto de los titulares residentes en el Espacio Económico Europeo.

Para ejercer sus derechos o resolver cualquier inquietud sobre el tratamiento de sus datos personales, escríbanos a sr@arcat.co.